Pokyny a povinnosti organizátora akce

Pokyny a povinnosti organizátora v případě předplacených akcí

Pro oficiální, zejm. placené akce platí další pravidla a povinnosti. V plném znění jsou k dispozici u hlavních organizátorů. Zde je jen stručný výtah sepsaný pro běžné organizátory, kteří uvažují podílet se na organizaci placené oficiální akce.

v případě předplacených akcí je třeba postupovat s mnohem větší pečlivostí. Jedná se o citlivou otázku (peníze našich účastníků), proto doporučujeme velmi pečlivě zvážit rozpočet akce (náklady na akci), předpokládaný počet účastníků atd. Není možné, aby tyto akce skončily se ztrátou. Ceny těchto akcí jsou navyšovány o příspěvky na provoz projektu (běžně se pohybují mezi 20 Kč až 50 Kč na účastníka, u víkendových cca 100Kč).
rozpočet placené akce sestavuje hlavní organizátor na základě získaných podkladů od organizátora. Rozpočet na akci musí obsahovat veškeré náklady, které se budou platit z účtu sdružení (od jednotlivých účastníků). Například se jedná o rezervační poplatky (kurtu, bowlingové dráhy), cenu ubytování, cenu vstupenek, cenu dopravy, tzv. lázeňské/rekreační poplatky (typické na horách) atd. Organizátor je povinen dopředu s provozovatelem podniku zjistit všechny náklady (například se může stát, že se uvádějí ceny bez DPH, k ceně ubytování se neřekne cena za parkování, neuvádějí se tzv. lázeňské poplatky ...). Složení ceny akce (např. ubytování, stravování, odměny...) musí být co nejpodrobněji sepsáno v detailním popisu akce;
pokud hrozí ztráta z této akce, například z důvodů, že se na akci hlásí menší počet účastníků a nebudou zaplaceny ani fixní náklady, je organizátor povinen informovat členy rady. Dopředu doporučujeme vymýšlet akce, které nemají vysoké fixní náklady (například drahé rezervační poplatky), ale akce, kde jsou náklady přímo odvislé od počtu účastníků;
po ukončení akce je organizátor povinen aktualizovat seznam účastníků akce a odevzdat sdružení poplatky od účastníků vybraných na místě bez zbytečného odkladu a sestavit konečnou bilanci akce (celkové příjmy a výdaje)...