Cílem každého organizátora jsou spokojení účastníci, ale také si sám akci užíti jako organizátor. Málokdo chce také organizací akce strávit neúměrně mnoho času. K tomu, aby tvá akce proběhla co nejplynuleji, ti doporučujeme přečíst si následující rady a doporučení.

Před akcí

  • zveřejni u akce s dostatečným předstihem veškeré důležité informace a pokyny pro účastníky
  • popiš přesně a srozumitelně program akce, místo konání srazu - ušetříš si časté dotazy
  • na základě dotazů průběžně aktualizuj popis akce. Nespoléhej se na to, že účastníci čtou diskuzi pod akci, která se může rozrůst mnohými méně důležitými příspěvky
  • doporučujeme nesnažit se vyjít každému účastníkovi vstříct s jeho individuálními požadavky. Často se totiž stává, že takovýto komplikovaný zájemce nakonec stejně nepojede.
  • v případě nutnosti si stanov maximální počet účastníků akce a dopředu zajisti organizační záležitosti, například rezervaci míst v restauraci, kurtů atd.
  • pokud si mají účastníci něco platit sami na akci (vstupenky do kina), uveď prosím buď konkrétní částku nebo odhad ceny akce; netýká se to samozřejmě vedlejších výdajů účastníka, jako například útraty v restauraci
  • v případě akce s přesunem koordinuj dopravu účastníků, například komunikuj s potenciálními řidiči
  • v případě náhlé nemožnosti dál organizovat akci (nemoc, apod.), pokus se za sebe najít náhradního organizátora nebo akci zruš a informuj o tom přihlášené účastníky
  • již vyhlášenou akci nelze přesunout na jiný termín, ale lze ji stáhnout a vypublikovat znovu; změněná akce však podléhá opětovnému schválení 
  • komunikuj před akcí s účastníky a reaguj na dotazy a řeš aktivně případné problémy
  • budeme velice rádi, pokud do ceny akce vybírané od účastníků (např. na nákup vstupenek či jízdenek) zahrneš i příspěvek na provoz projektu

Průběh akce

  • buď na srazu včas (doporučujeme s předstihem)
  • uvítej nové členy portálu, seznam je krátce s fungováním projektu
  • nečekej na opozdilce, pokud by to mělo narušit průběh akce
  • zajisti průběh akce podle plánu a buď přítomen s účastníky na celé akci do jejího ukončení
  • v případě pořizování snímků během akce, informuj účastníky o tom, že mohou být fotografie z akce zveřejněny na webu. Informuj fotografa, aby nezveřejňoval fotografie v případě, že to někdo odmítne
  • zapiš si seznam skutečných účastníků akce oproti seznamu, který si můžeš vytisknout z webu před akcí

Po skončení akce

  • zaktualizuj seznam skutečných účastníků akce - občas se stává, že se na akci přihláší "černé duše", fiktivní profily, ale může také jen nepřijít méně spolehlivý uživatel. Uživatele, kteří na akci nepřišli, z účastníků akce odstraň; naopak přidej účastníky, kteří dorazili bez závazného přihlášení (často je najdeš v seznamu "možná")
  • vyzvi účastníky k sepsání zážitků/zápisu z akce, vložení fotogalerií nebo hodnocení tvé akce