Tato pravidla se nevztahují na organizátory garantovaných akcí, kteří povinně zveřejňují své vlastní obchodní podmínky a identifikační údaje dle zákona.

Od organizátora akce na Společných aktivitách se očekává, že férově přistupuje k účastníkům a netají žádné informace týkající se ceny akce a se svěřenými finančními prostředky účastníků zachází svědomitě a poctivě. Tyto pravidla upřesňují, jak by měly probíhat placené akce, aby nenastávaly zbytečné spory. Pravidla jsou závazná a každý organizátor je akceptuje zaškrtnutím souhlasu při publikaci akce na portále Společné aktivity.

Cena za akci

Organizátor může v souvislosti s akcí vybírat od účastníků vstupné například v případě, že pro účastníky kupuje dopředu vstupenky do divadla, kina, zajišťuje ubytování, jízdenky apod. Organizátor není oprávněn tuto částku navyšovat, aby měl na prodeji zisk, může však mezi účastníky rozpočítat svoje další náklady s pořádáním akce nebo výdaje za vlastní účast (viz akceptovatelné náklady a náhrady organizátory). Organizátor může do ceny akce zahrnout příspěvek na provoz portálu ve výši dle svého uvážení. O tom vždy informuje v popisu akce účastníky. Vybranou částku pošle na bankovní účet projektu nejpozději do 14 dnů od skončení akce.

Organizátor, který předem vybírá zálohy nebo platby od účastníků, je povinen uvést v popisu akce své skutečné jméno, kontaktní telefon a číslo bankovního účtu. Tyto údaje se mohou zobrazovat pouze účastníkům akce, nemusí být viditelné běžným návštěvníkům portálu.

Organizátor je povinen v popisu akce uvést veškeré informace, z kterých je možné ověřit skutečnou cenu vstupného nebo dalších služeb a ověřit, že není organizátorem nepřijatelně navyšována. Dostačující je odkaz na webové stránky provozovatele ubytování, podniku, pokud je tam uveden ceník.

Platby od účastníků

Organizátor si stanoví termín, do kdy je nutné platbu za akci provést a tento termín platí pro všechny účastníky stejně. Po tomto termínu je oprávněn od dalších účastníků vyžadovat okamžitou platbu v rámci možností situace. Pokud účastník nezaplatí, je organizátor oprávněn účastníkovi rezervaci místa zrušit. Organizátor je oprávněn komukoliv odmítnout účast na akci, a to i pokud má již na akci zaplacenou účast. V takovém případě je povinen vrátit platbu účastníkovi neprodleně, nejpozději do 2 pracovních dnů.

V případě, že se účastník, který měl zaplacenou účast nebo zálohu, akce nezúčastní, jeho úhrada propadá, ale pouze v případě, že se nepodařilo najít náhradníka. V případě, že náhradníka našel organizátor akce, může si ze zaplacené částky odečíst náklady na nalezení náhradníka (storno), jinak vrací celou zaplacenou částku a to nejpozději do 7 dnů po skončení akce. Výše storno poplatku nesmí překročit 20% z ceny za účast. V případě, že si náhradníka našel odhlášený účastník, je vyrovnání mezi nimi a odhlášený účastník pouze organizátorovi v nejkratší možné době nahlásí jméno a kontakt na náhradníka.

V případě platby v hotovosti předem nebo doplatku na místě je účastník oprávněn od organizátora požadovat příjmový doklad nebo jakékoliv jiné písemné potvrzení o zaplacení této částky. Doklad musí obsahovat identifikační údaje příjemce: jméno, příjmení, poštovní adresa a kontakt, dále jméno plátce, účel platby, částku, měnu a datum. V případě, že organizátor odmítne doklad vystavit, není účastník povinen doplácet jakoukoliv částku. Účastník není povinen doplácet částku za účast, pokud výrazně převyšuje očekávanou a předem sdělenou maximální výši za účast s ohledem na okolnosti.

Vyúčtování

V případě, že organizátor dopředu neví, kolik účastníků se mu na akci přihlásí, ale například platí fixní částku za pronájem ubytování (celé chalupy apod.) nebo zajišťuje společnou dopravu, nebo neví  přesnou výši určitých nákladů (poplatky za energie, aktuální kurz při akci v zahraničí apod.) musí účastníkům dopředu oznámit, v jakém cenovém rozpětí se bude cena akce pohybovat. Po skončení akce je organizátor povinen provést vyúčtování a to nejpozději do 7 dnů od skončení akce. V rámci vyúčtování sdělí účastníků skutečné náklady. Z vyúčtování vyjde pro účastníky buď nedoplatek nebo přeplatek. Organizátor nesmí přijmout více plateb, než kolik je plná kapacita akce (například počet míst ubytování). Účastníkům, kteří se nezúčastnili, ale měli zaplaceno, se vrací platba nebo jejich část pouze, pokud plateb od účastníků obdržel organizátor více, než kolik je plná kapacita akce. Přeplatky je organizátor povinen vrátit účastníkům nejpozději do 14 dnů po skončení akce. Přeplatky menší než 10 Kč na účastníka se nemusí vracet. Pokud organizátor svoji povinnost s provedením vyúčtování nesplní, jedná se o závažné porušení podmínek portálu - bod VI. 6).

Jakýkoliv účastník akce je oprávněn požádat organizátora této akce o bližší informace týkající se ceny a rozpočtu akce, v případě nejasností nebo pochybností, stejně tak je v tomto oprávněn provozovatel portálu nebo kterýkoliv pověřený schvalovatel akcí na portále. Pokud organizátor do 30 dnů na dotaz neodpoví nebo nedodá podklady, které vyjasní pochybnosti, je provozovatel oprávněn i na žádost účastníka pochybnosti o finanční stránce akce zaslat všem účastníkům akce.

Organizátor je oprávněn požadovat doplatek za účast na konci akce, pokud již provedl vyúčtování anebo požadovat platbu doplatku do 7 dnů od provedení vyúčtování. Účastníkům, kteří svůj dluh s organizátorem nevyrovnají do 14 dní, je provozovatel portálu oprávněn na základě podrobných informací a vyúčtování předané organizátorem deaktivovat účet účastníka na dobu, než se s organizátorem vyrovná.

Nestandardní situace

Pokud organizátor zruší akci, za kterou mu účastníci poslali platby, musí je neprodleně, nejpozději však do 7 dnů vrátit účastníkům v plné výši. Pokud organizátor změní termín akce, musí účastníkům, kteří o to požádají, vrátit celou zaplacenou částku ve stejné lhůtě. Pokud akce neproběhne v plánovaném rozsahu, neuskuteční se některé části, které měli účastníci zaplacené, z důvodů na straně organizátora, je povinen účastníkům vrátit část platby odpovídající neuskutečněné části akce nebo programu (například zkrácení o den, nezajištění dohodnuté exkurze apod.). Pokud nastanou neočekávatelné okolnosti, které znemožní uspořádání akce nebo akce proběhne jen částečně, je na dohodě mezi organizátorem a účastníky, jak se vyrovnají.

V případě, že organizátor nemůže akci zrealizovat z důvodu nemoci nebo jiné objektivní komplikace, musí za sebe zajistit náhradu nebo poskytnout veškerou součinnost účastníkům, aby akce, kterou si zaplatili, mohla proběhnout v očekávaném rozsahu i bez jeho osobní účasti. V opačném případě je povinen účastníkům vrátit v plné výši vybrané částky do 14 dní od plánovaného konce akce.

Pokud organizátor vybere od účastníků platbu za akci, kde plnění sice cenově odpovídá, ale neodpovídá obsahově a kvalitou tomu, co bylo avizováno, je věcí organizátora a účastníků, jak se vzájemně vyrovnají.

Pokud účastník poruší pravidla účasti na akcích, chová se během akce v rozporu s dobrými mravy, obtěžuje účastníky, narušuje chod akce, způsobí vědomě újmu, škodu organizátorovi nebo účastníkům, může být organizátorem vykázán z akce bez nároku na vrácení byť části vstupného. V případě, že někdo z účastníků způsobí škodu jinému z účastníků nebo organizátorovi nebo škodu na vybavení je povinen tuto škodu plně a neprodleně nahradit. Doporučujeme škodu vždy na místě zdokumentovat. Škoda na vybavení, zařízeních, která se nikomu neprokáže, se rozpočítává mezi účastníky. Významnější škody se řeší běžnými postupy dle zákona.

Pokud má organizátor nesplněné závazky vůči účastníkovi nebo účastník vůči organizátorovi, je provozovatel portálu oprávněn předat druhé straně dostupné kontaktní údaje (e-mail nebo telefon), ale pouze na základě sdělení jednoznačných skutečností dokládající vzniklou situaci.

V případě, že organizátor publikuje na portále akci, kterou neorganizuje primárně pro členy Společných aktivit, nevyvazuje se tím z dodržování místních pravidel vůči účastníkům přihlášeným přes Společné aktivity. V odůvodněných případech může po předchozí konzultaci s provozovatelem postupovat v dílčích bodech odlišně a o tomto postupu informuje účastníky v popisu akce.

Výše v pravidlech uvedené lhůty se mohou prodloužit pouze z objektivních důvodů, např. z důvodu nemoci.

Sankce 

Akce vypublikované v rozporu s těmito pravidly budou provozovatelem staženy z nabídky bez nároku na jakoukoliv náhradu. Opětovná publikace akcí organizátora, který porušil tato pravidla, je zcela na uvážení provozovatele portálu.

Pokud organizátor svoji povinnost vyplývající z těchto pravidel nesplní nebo se obohatí v rozporu s těmito pravidly na úkor účastníků nebo provozovatele portálu, jedná se o závažné porušení podmínek portálu - bod VI. 6), které následně vede k okamžitému pozastavení účtu dle IX. 5) do chvíle vyrovnání se se všemi zúčastněnými. Pokud svoje pochybení nenapraví do 14 dnů, může být jeho účet smazán. V případě, že provozovateli vznikla škoda nebo náklady s řešením takové situace, je oprávněn požadovat náhradu v min. výši 5.000,- Kč. Publikace (skrytě) výdělečné akce bez souhlasu provozovatele je sankcionována částkou 1.000,- Kč za akci se splatností 7 dní. Neúhrada sankcí vede k pozastavení účtu. Obnovení pozastaveného účtu je prováděno za smluvní poplatek 500,- Kč po zaplacení této částky. 

V případě i menších pochybení mohou být organizátorovi odebrány přidělené role v projektu, možnost publikovat vlastní akce bez schválení nebo odebrána možnost získat VIP účet (zdarma i placený).

Platnost od 20.3.2023, aktualizace 31.3.2023